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Il libro paga è lo strumento attraverso il quale una società è responsabile della tenuta di tutti i registri relativi ai pagamenti (salari, premi) e alle detrazioni per i servizi resi dai dipendenti che lavorano in tale organizzazione in un periodo già stabilito. Le buste paga sono di grande importanza per queste istituzioni finanziarie, poiché dipendono dal mantenimento del controllo finanziario delle attività e delle passività delle società e dal controllo delle imposte da versare su di esse.

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Questa registrazione ha validità legale, poiché contiene i dati fiscali ( nome, indirizzo, codice fiscale, posizione del lavoratore, codice fiscale, anzianità, ecc.), Sia i dati del lavoratore che i dati fiscali dell'azienda.

Per preparare correttamente un libro paga, la procedura deve essere seguita passo dopo passo, in generale i passi da seguire sono molto simili se confrontati da una società all'altra, per iniziare con il libro paga il nome di tutti deve essere riflesso e ciascuno dei lavoratori appartenenti all'azienda, i loro pagamenti e le rispettive detrazioni. I dati che devono essere inclusi in esso devono essere, l'ammontare dello stipendio addebitato da detto dipendente, il numero di ore che ha lavorato, che sarà diviso in ore regolari e straordinari dopo i quali i pagamenti devono essere applicati per ogni ora lavorato con conseguente pagamento maturato. Le detrazioni autorizzate (contributo previdenziale) devono essere registrate dopo l'importo generato, al fine di ottenere la differenza tra le ratei e le detrazioni.

Esistono diversi tipi di buste paga, classificate principalmente in base a due fattori, il periodo di tempo in cui sono emesse e il tipo di personale che l'organizzazione ha.

A seconda del periodo di pagamento, possono essere classificati in libri paga settimanali, vengono emessi ogni 7 giorni, al fine di prepararli, è necessario tenere conto del numero di settimane che il mese avrà. Le buste paga bisettimanali, emesse ogni quindici giorni, vengono generalmente cancellate il 15 e il 30 di ogni mese, in America Latina questa è una delle forme di pagamento più frequenti da vedere. Infine, le buste paga mensili sono quelle in cui il lavoratore riceve entrate complete per ore lavorate ogni 30 giorni.

I salari in base al tipo di personale sono due, i salari del personale dirigente, i cosiddetti perché riflettono i pagamenti degli alti funzionari, in genere questo è di solito riservato poiché gli importi gestiti sono cifre elevate . Il secondo è il libro paga generale, è quello in cui si trovano i pagamenti e le detrazioni dei lavoratori e del personale amministrativo delle aziende.

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