Una spesa è un costo che si verifica nell'ambito delle attività operative di una società durante un periodo contabile specifico. Con il metodo della contabilità per competenza, nel conto economico viene rilevata una spesa per il periodo in cui: il costo corrisponde meglio al reddito correlato, il costo è esaurito o scade, oppure in caso di incertezza o difficoltà nella valutazione del vantaggio economico in futuro.
Ad esempio, quando si prepara il conto economico di un rivenditore per il mese di agosto, è necessario indicare il costo delle merci vendute in quel mese. (La data pagata dal rivenditore per la merce non è rilevante.) Le commissioni guadagnate dal personale di vendita per la vendita della merce in agosto devono essere registrate come spese nel conto economico di agosto (anche se le commissioni sono pagate a settembre). Il costo dell'elettricità utilizzata nell'ottavo mese dovrebbe essere incluso anche come spesa nel conto economico di quel mese (anche se la fattura viene ricevuta a settembre e pagata a ottobre). Questi esempi indicano che può verificarsi una spesa in un periodo contabile diverso dal periodo in cui la società paga l'elemento. Pertanto, la parola spesa ha un significato diverso dal pagamento.
Le spese sono spesso divise in due classificazioni principali: operative e non operative.
Le spese operative riguardano le principali attività di un'azienda. Ad esempio, le spese operative di un rivenditore includono: il costo delle merci vendute e le spese di vendita, generali e amministrative (SG&A). La società può ordinare queste spese per dipartimento, linea di prodotti, filiale, ecc.
Le spese non operative di un rivenditore si riferiscono alle sue attività accessorie. Una spesa non operativa comune per un rivenditore è la spesa per interessi.
Il conto spese è un conto di contropartita che presenta un saldo debiti . Ciò significa che l'equità viene ridotta man mano che l'azienda genera più spese. Ciò ha senso poiché le spese riducono l'utile o l'utile netto della società. Ciò è chiaramente visibile nell'equazione contabile estesa in cui:
Patrimonio = capitale del proprietario - prelievi + entrate - spese.
All'aumentare del conto spese, il capitale totale dell'azienda diminuisce.
